E-rēķins ir strukturētā elektroniskā formātā sagatavots rēķins, kura datus sistēmas var apstrādāt automātiski. Parasts PDF fails, pat ja tas nosūtīts pa e-pastu, pats par sevi nav strukturēts e-rēķins. Galvenā atšķirība ir datu formātā, nevis nosūtīšanas kanālā.
Kādā formātā veido e-rēķinu?
VID skaidro, ka strukturēto e-rēķinu sagatavo XML formātā saskaņā ar Latvijas nacionālā standarta un PEPPOL BIS Billing 3.0 prasībām. Šāds formāts ļauj grāmatvedības sistēmai nolasīt pircēju, pārdevēju, summas, nodokļa informāciju un citus laukus bez manuālas pārrakstīšanas.
PDF var izmantot kā cilvēkam ērtu rēķina attēlojumu, taču tas neaizstāj XML datni situācijās, kurās jāizraksta strukturēts e-rēķins.
No kura datuma e-rēķini ir obligāti?
Grāmatvedības likums paredz pakāpenisku ieviešanu. Darījumiem ar budžeta iestādēm prasības jau ir spēkā, bet uzņēmumu savstarpējiem darījumiem ir vēlāks termiņš.
| Datums | Prasība |
|---|---|
| 2025. gada 1. janvāris | Sāk piemērot strukturētu e-rēķinu prasību rēķiniem, kurus uzņēmums izsniedz budžeta iestādei. Agrāk noslēgtajiem darījumiem paredzēts pārejas periods. |
| 2026. gada 1. janvāris | Beidzas pārejas periods darījumiem ar budžeta iestādēm. Tām izsniegto e-rēķinu dati jānodod arī VID. |
| 2028. gada 1. janvāris | Prasība attiecas arī uz rēķiniem, kurus izsniedz citiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, kas nav budžeta iestādes. Sākas arī šo e-rēķinu datu nodošana VID. |
Darījumiem, kuri noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim un kuros rēķinu izsniedz budžeta iestādei, prasību drīkstēja sākt piemērot vēlāk, bet ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra. VID norāda, ka e-rēķina dati jānodod piecu darbdienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas darījumu partnerim.
Jāpārbauda konkrētā saņēmēja statuss. Valsts vai pašvaldības kapitālsabiedrība nav automātiski budžeta iestāde. Likumā paredzēti arī izņēmumi, piemēram, noteiktiem darījumiem, kuros samaksu apliecina kases aparāta dokuments. Precīzos izņēmumus nosaka Grāmatvedības likuma 11. panta sešpadsmitā daļa.
Līdz 2028. gada obligātajam termiņam uzņēmumi savstarpējos darījumos e-rēķinus var izmantot brīvprātīgi. Šis termiņš pats par sevi nenozīmē vienādu pienākumu visiem pārrobežu rēķiniem.
Kā sagatavoties e-rēķinu izmantošanai?
Pārbaudi, vai pašreizējā grāmatvedības vai rēķinu izrakstīšanas sistēma spēj sagatavot un saņemt strukturētu XML e-rēķinu. Ja tā nevar, noskaidro piegādātāja ieviešanas plānu vai izvērtē citu atbilstošu risinājumu.
Nākamais solis ir sakārtot klientu datus: juridisko nosaukumu, reģistrācijas informāciju, maksājuma nosacījumus un citus laukus, kas nepieciešami korektai rēķina sagatavošanai. Vienojies ar grāmatvedi, kurš pārbaudīs ienākošos rēķinus, kā tie tiks apstiprināti un kā e-rēķinu dati nonāks uzskaitē.
Kā praktiski pārbaudīt e-rēķinu?
Pirms ieviešanas sagatavo testa rēķinu ar vairākām pozīcijām un PVN, ja tas ir piemērojams. Pārbaudi, vai saņēmēja sistēma korekti nolasa pozīcijas, summas, nodokļa datus un apmaksas termiņu. VID iesaka izmantot Eiropas Komisijas e-rēķinu pārbaudes rīku XML atbilstības izvērtēšanai.
Piemēram, rēķinā par diviem pakalpojumiem 100 € un 50 € apmērā bez PVN, ja abiem piemērojama 21 % likme, nodoklis ir 31,50 € un kopējā summa 181,50 €. Strukturētajā datnē jāsaglabā korektas rindas un kopsummu attiecības. Šis ir ilustratīvs aritmētikas piemērs, nevis e-rēķina XML shēmas paraugs.
Vai e-rēķins aizstāj grāmatvedības kontroli?
Nē. Strukturēts formāts samazina manuālu datu ievadi, bet tas automātiski nepierāda, ka darījums ir noticis, ka pakalpojums ir saņemts vai ka rēķina nodokļu piemērošana ir pareiza. Uzņēmumam joprojām nepieciešama attaisnojuma dokumentu pārbaudes un apstiprināšanas kārtība.
Rēķina summu vari pārbaudīt ar PVN kalkulatoru. Izrakstīto rēķinu un klientu maksājumu uzraudzībai izmanto debitoru pārvaldības rokasgrāmatu.