Debitoru pārvaldības darba rezultāts ir uzturams rēķinu saraksts ar skaidru atbildīgo un nākamo darbību. Tas palīdz uzņēmumam laikus pamanīt kavējumus un precizēt naudas plānu. Sāc ar grāmatvedības datiem un saskaņotajiem klientu norēķinu termiņiem.
1. Pārbaudi rēķina ceļu
Noskaidro, kurš klienta uzņēmumā saņem rēķinu un vai vajadzīgs pasūtījuma numurs vai cits saskaņojums. Pieraksti nosūtīšanas datumu. Precizē, kā klients apstiprina darba izpildi, jo strīds par rezultātu un aizmirsts maksājums prasa atšķirīgu rīcību.
2. Izveido vienu kopīgu sarakstu
Katrai rindai norādi rēķina numuru, klientu, atlikušo summu, samaksas termiņu, pēdējo saziņu un nākamo darbību. Dalītiem maksājumiem uzturi pareizu atlikumu, nevis sākotnējo pilno summu.
| Rēķins ilustratīvā uzņēmumā | Atlikums | Situācija | Nākamais darbs |
|---|---|---|---|
| A-101 | 1200 € | Termiņš vēl nav pienācis | Sekot datumam |
| A-102 | 800 € | Klients precizē rekvizītus | Nosūtīt labojumu |
| A-103 | 1500 € | Termiņš nokavēts | Sazināties ar atbildīgo |
Šāds saraksts dod konkrētāku pamatu darbam nekā viena kopējā 3500 € summa.
3. Vienojies par atgādinājumu secību
Iekšēji nosaki, kurš pārbauda termiņus un kurš sazinās ar klientu. Atgādinājumā norādi rēķina numuru, summu un saskaņoto termiņu. Sāc ar situācijas noskaidrošanu un pieraksti konkrēti solīto samaksas datumu.
Ja rodas strīds, nošķir satura precizēšanu no maksājuma uzraudzības. Neizdari juridiskus secinājumus tikai pēc kavējuma dienu skaita. Piedziņas un līguma noteikumu jautājumiem vajadzīgs atsevišķs izvērtējums.
4. Atjaunini naudas plānu pēc jaunas informācijas
Ja 1500 € maksājums nobīdās par nedēļu, pārvieto šo ieplūdi plānā un pārbaudi sekas. Nepaturi veco saņemšanas datumu tikai tāpēc, ka tas bija norādīts rēķinā. Solījums un kontā saņemta nauda ir divi atšķirīgi stāvokļi.
Reizi mēnesī salīdzini debitoru apmaksas dienas un pārskati lielākos atlikumus. Gatavam procesam ir kopīgs saraksts, atbildīgie un redzama saikne ar naudas plūsmas plānu.